Wie die Kommunikation im Team stressfrei klappt

Gedacht ist nicht gesagt,
gesagt ist nicht gehört,
gehört ist nicht verstanden,
verstanden ist nicht einverstanden.

Ein Ziel für die Kommunikation in Teams:
Vom „Gedanken des Senders“ zum „Einverständnis des Empfängers“, bestenfalls effizient und ohne Reibungsverlust.

Heute geht es um meine Top 8 Strategien für klare Kommunikation in Teams. Die Lücke zwischen „ich denke etwas“ und „du bist damit einverstanden“ ist groß und jede Phase anfällig für Störungen und Missverständnisse.

Du hast etwas Wichtiges zu sagen und willst richtig verstanden werden?
Dann bist du bei diesem „Drachenberg-Impuls“ goldrichtig. Wir kommunizieren den ganzen Tag, mit vielen Menschen, bewusst und unbewusst, aber kommt deine Botschaft wirklich auch beim Empfänger an? Kommt sie nicht nur an, sondern auch „richtig“ an? Lass uns direkt mit der Nr. 1 Regel starten, bereit?

Die Bedeutung der Botschaft liegt immer beim Empfänger
– Immer?
– Ja Immer!

Einfaches Beispiel:
„Stress hat Vor- und Nachteile, deshalb ist gesunde Stressbewältigung elementar für ein erfülltes Leben“ Ich bin der Sender (weil ich diese Zeilen geschrieben habe) und du bist der Empfänger (weil du diese Zeilen gelesen hast)

Der Satz oben ist voller „Worthülsen“, die du als Empfänger mit Bedeutung füllst.

Was ich unter einem „erfüllten Leben“ oder unter „gesunder Stressbewältigung“ verstehe, ist vollkommen egal. Du interpretierst diesen Satz aufgrund deiner Erfahrungen und Annahmen über die Welt. Vielleicht sogar vollkommen anders als ich. Was mich „stresst“ lässt dich vielleicht gerade mal müde lächeln 😉
Das witzige: Wir haben beide Recht!

Es gibt in der Kommunikation keine allgemeingültige Wahrheit. Die „Wahrheit“ wird durch unsere Interpretation zu unserer eigenen „Wirklichkeit“. Zigtausende Menschen lesen genau diesen „Drachenberg-Impuls“ heute auf Facebook, Instagram oder hier, jede einzelne Person interpretiert meine Wörter anders.
Die Bedeutung des „Drachenberg-Impulses“ liegt beim Empfänger, immer!

Folgende Phasen werden bei der Kommunikation durchlaufen

1. Ich denke einen Gedanken
2. kodiere den Gedanken in Wörter um
3. schreibe diese Wörter in diesen „Drachenberg-Impuls“
4. schicke die Botschaft ab
5. sie liegt irgendwo im „Internet“
6. du gelangst online irgendwie an den Text
7. du liest die Wörter
8. dekodierst den Text und entwickelst ein Verständnis
9. bist einverstanden oder eben nicht einverstanden
10. setzt Dinge im Alltag um, sodass du besser kommunizierst 🙂

Dabei ist Jede einzelne Phase der Kommunikation anfällig für Störungen. Wirklich jede Phase!

Es ist schon erstaunlich, dass menschliche Kommunikation zu 80 % sauber abläuft. Lass uns trotzdem ran an die 20 % Potential (die es in jedem Team gibt).

Ok, wir haben jetzt zwei grundlegende Punkte verstanden:
1) Die Bedeutung der Botschaft liegt immer beim Empfänger und
2) Der Weg vom „Sender“ zum „Empfänger“ ist störanfällig

Was machen wir jetzt damit?
Den Glauben an klare und effiziente Kommunikation aufgeben?
Auf keinen Fall! Ganz im Gegenteil:
Wir entwickeln Spaß an der Rolle des Senders
Wir haben als Sender nur eine Chance ehrliche 100% Verantwortung für unsere Botschaft zu übernehmen, und so die Wahrscheinlich massiv erhöhen, dass unsere Botschaft ankommt.
Dem Empfänger die Dekodierung einfach machen

In Teams wird teilweise sehr unklar kommuniziert, deshalb entsteht viel unnötiger Stress durch Reibungsverlust. Dabei ist interne Kommunikation nicht in Stein gemeißelt, sondern eine trainierbare Fähigkeit.

Meine Top 8 Strategien für klare Kommunikation im Team

Aus der Perspektive des Senders (z.B. gut auf Mails anzuwenden)

1) Klare Intention

Was wäre der Idealzustand? Was will ich erreichen? Soll der Empfänger auf die Nachricht reagieren? Feedback geben? Aufgabe bearbeiten? Kollegen informieren? Nur Lesen?
Wenn der Sender schon keine klare Intention hat, dann ist das Missverständnis vorprogrammiert.

2) Einfache Struktur

Sinnvolle Gliederung, Lesefluss erleichtern mit a) b) c) arbeiten, um Feedback zu Unterpunkten zu erleichtern. Komplex schreiben kann jeder, Einfachheit ist eine Kunst.
Die Ordnung der eigene Gedanken hilft dem ganzen Team

3) Wahl Kanal

Wie dringend ist meine Botschaft und welchen Kanal wähle ich? Persönliche Ansprache, Telefon, Mail, Facebook, Whatsapp, andere interne Programme.
Je wichtiger eine Nachricht, desto mehr nonverbale Kommunikation (Stimme, Mimik, Gestik) brauchen wir

4) Worthülsen aufknacken

Was bedeutet „zeitnah“, „as soon as possible“ oder „es wäre schön, wenn…“?
Nicht hinter Worthülsen verstecken und damit Verantwortung wegschieben.

5) Prioritäten klären

Wenn Aufgabe C neu dazukommt, ist sie dann wichtiger als B und unwichtiger als A? Dem Empfänger Sicherheit im Prozess schenken.
Abgleich der Prioritäten im Team verhindert viele Konflikte.

6) Deadline angeben

Aufgaben ohne Deadline werden unwahrscheinlicher erledigt Gerne auch als offene Frage: „Bis wann könntest du das erledigen?“
Aufgaben brauchen immer so lange, wie Zeit vorgesehen ist 😉

7) Eigenes Stresslevel beachten

Negativer Stress erhöht die Wahrscheinlichkeit für Unklarheit und Konflikte Stresslevel senken (Musik, Luft, Kaffee, Spaziergang, beim befreundeten Kollegen „auskotzen“) und dann in Ruhe Botschaft senden
Stressreaktion des Körpers (Kampf und Flucht) ist nicht fürs Mail-Schreiben erfunden worden 😉

8) „Check“ & Zusammenfassung einholen

Bestätigung für Einverständnis des Empfängers einfordern = „Check“ Bei komplexen Themen den Empfänger kurz die Botschaft zusammenfassen lassen
Wichtig: Nicht aus Misstrauen gegenüber dem Empfänger, sondern aus der positiver Unsicherheit über die eigene, klare Kommunikation
Erzeugt beim Empfänger ein Gefühl der Sicherheit und verhindert Missverständnisse ganz früh

Sieh Kommunikation als Spiel mit Regeln, die gute Leitplanken für alle ergeben Gesundheit, Wachstum, Lebensfreude und Leistung für das ganze Team!

Ablauf eines Kommunikations-Workhsops

Eine mittelständische Steuerkanzlei, eine Stammkunde von mir – Herbst 2017 = 4 Stunden Kick-Off Workshop „stressfreie Kommunikation“ – Das ganze Team war in einem Raum und wir haben enorm fokussiert an der internen Kommunikation gearbeitet.

Was bedeutet das genau?
Bewusste und unbewusste Regeln sichtbar machen
Unbewusste Konflikte lösen, Schnittmengen finden um dann offizielle Leitplanken zu entwickeln
Das Team schenkt sich selbst Sicherheit in der internen Kommunikation

Thema E-Mail Gebrauch im Kommunikations-Workshop

Sei es E-Mail oder auch Slack Nachrichten, ein angemessener Umgang mit beiden hilft bei der effizienten und rücksichtsvollen Absprache

• Wann wird BCC oder CC in Mails verwendet?
• Wenn mehrere Personen im CC sind, dann Antwort auch an alle?
• Wie umgehen mit Labels oder Markierungen?
• Wann Mail und wann persönliches Gespräch?
• Grußformeln in Mails (abhängig davon,ob man sich schon im Büro gesehen hat)
• wie verhält es sich mit Ausrufezeichen! oder fett geschriebenen Wörter
• Wann kommt die Führungskraft mit in die Feedback-Loop, wann nicht? (größter Hebel zum Energie sparen)

Wir haben dann gemeinsam neue Leitplanken entwickelt und viele AHA-Momente erlebt. Direkt anwendbare Ergebnisse geschaffen und eingeschliffene, unklare Gewohnheiten überprüft.
Ich hab moderiert, den Rahmen gehalten und zusammengefasst (quasi als neutraler Schiedsrichter).Dabei hat das Team sehr fokussiert gearbeitet und die interne Kommunikation auf eine neues Level gehoben.

Positive Effekte für das Team: Klarheit, weniger Reibungsverlust, Leistungsfähigkeit und Gelassenheit

Die neuen (gemeinsam entwickelten) „Spielregeln“ wurden 8 Wochen im Alltag getestet. Anschließend war ich wieder zum „Wissenstransfer“-Workshop da und wir haben die Erkenntnisse gesichert. Prototypen für den Alltag validiert und Strategien aufgrund von neuen Erfahrungen weiterentwickelt.

Weiterentwicklung der internen Kommunikation hebelt das ganze Team und spart wertvolle Energie

Wo hat dein Team Entwicklungspotential? Wo kosten Missverständnisse unnötig Energie?
Du bist interessiert an einem Workshop zum Thema „stressfreie Kommunikation“ für dein Team? Dann melde dich hier bei uns: Kontakt Workshop

Viel Spaß beim Ausprobieren und viel Erfolg mit deiner Rolle als Sender 🙂 und denk daran…

Gedacht ist nicht gesagt,
gesagt ist nicht gehört,
gehört ist nicht verstanden,
verstanden ist nicht einverstanden.

Liebe Grüße
Dein Jacob